Прокрастинация и “помидорная” техника

Бывает, меня весь день гложет большое, неприятное дело, которое быстрее хочется завершить. Я стараюсь о нем не думать. Избегаю даже малейшей мысли о грузе, который ляжет на меня. Порой иду на крайние меры - применяю волевой способ, сжимаю кулаки и усаживаю себя за ноутбук. Проходит буквально 10 минут, и задача уже не кажется гигантской, и галочка о ее выполнении ставится всего через 20 минут.

Почему приходится каждый раз испытывать дискомфорт? Зачем эти муки? Что сделать, чтобы легко и радостно браться за свой список дел, начиная с самого сложного? Дело в том, что свое время можно измерять не в задачах, а в часах и минутах. Тем самым мы побеждаем разрушающую нас прокрастинацию. Одна из ее причин - страх того, что если вы начнете какое-то дело, его выполнение может длится вечно.

Уже несколько месяцев я использую помидорную технику, изобретенную Франческо Чирилло в 80-х годах. Суть ее в том, что выполнение любой задачи разбивается на временные отрезки по 25 минут, между которыми есть перерыв в 5 минут для отдыха. В эти 25 минут вы должны быть максимально сконцентрированы. Ничто не должно вас отвлекать. Основной инструмент техники - будильник. Сам Франческо использовал кухонный таймер в виде помидора. Сегодня появилось много современных аналогов. Я пользуюсь двумя - это FlowKeeper и Focus Booster.

Как происходит алгоритм. К примеру, сегодня мне нужно написать большую статью в журнал. Я лишь знаю, что она должна быть объемом 5 тыс. знаков, тема у нее сложная и вдохновения нет совсем. Я лишь определяю - сколько помидор отведу на эту писанину. Предположим, четыре. Открываю программу, вбиваю задачу, задаю количество помидор и запускаю таймер. Всё. Тем самым страх того, что эта статья меня поглотит и не отпустит долго время - испаряется. Я отвел этой задачи - всего лишь 25х4 минут плюс перерывы на отдых. И я знаю, что за это время текст точно будет готов.

Самое трудное - начать. Позаботьтесь о старте, а финиш позаботиться о себе сам. Нередко случается так, что неприятная и сложная на первый взгляд задача выполняется за считанные минуты. Все потому, что вы неверно ее оцениваете. Выходов тут два: разложить задачу на составляющие и здраво оценить трудоемкость выполнения или просто начать выполнять ее, без лишних раздумий. Думаю, второе - намного проще, не так ли. Тем более, что будильник всегда вернет вас в реальность.

Техника очень помогает осознанности. Ее можно применять для любых трудоемких дел: написания текстов, студенческих работ, в дизайнерской работе и программировании. Рекомендуется также собирать в 25 минут несколько мелких задач: звонков, дел по дому и т.д. Важно также начинать дела с самого сложного. Тем самым, вы точно успеете сделать действительно важные дела за день, а мелкие и не столь важные покажутся вам наградой.

Evernote для Linux

Популярный сервис для хранения заметок Evernote имеет множество приложений: для Windows, Mac, мобильные приложения, но клиента для Linux до сих пор не разработано.


Для тех, кто не хочет изменять Evernote, но вынужден по законодательству работать с Linux, есть несколько выходов:

• Использовать веб-интерфейс клиента Evernote. Он работает во всех браузера не уступает по функциональности с другими приложениями программы.
• Установить в браузер веб-клиппер - расширение Evernote, позволяющее копировать содержимое веб-страниц. Также с ее помощью возможно оставлять любые текстовые заметки и осуществлять поиск по ним.
• Также можно установить и Windows-клиент, используя Wine.

Для линуксоидов же существуют некоторые альтернативы:

• Tomboy - бесплатный клиент для создания блокнотов и заметок, являющаяся частью среды GNOME. Tomboy использует гиперссылки для связывания заметок, что делает его похожим по функционалу с Evernote. Программа популярна среди те, кому важно удобно управляться персональной информацией в Linux.
• WikidPad - программа, для хранения личных заметок, списков дел, мыслей, контактов, личной информацией. Клиент использует вики-разметку, может быстро создавать линки между блокнотами и заметками. Очень удобна в системе планирования дел GTD. Плюс программы еще в том, что помимо Linux, она работает под Windows и Mac.
• BasKet - это многоцелевой хранитель заметок для Linux. В его помощью можно быстро организовать свои документы, фотографии, музыку. Как и в Evernote, в BasKet налажена удобная система тэгов.

Канализация для мозгов

Бывало такое, что эмоции вас переполняли, и вы не знали что с ними делать? Стояла ли перед вами задача, решение которой , казалось бы, не существует? А знакомо ощущение полного бардака в голове и желания всё привести в порядок либо навсегда выбросить из головы?

У меня такие ощущения постоянно. Порой нам тяжело носить в себе все задачи, проблемы, идеи, вопросы. От этого мы становимся задумчивыми, рассеянными, забывчивыми и раздражительными. Если список дел можно записать на листок бумаги, а все вопросы  задать нужным людям, заметки и закладки поместить в Evernote, то куда девать наши эмоции?

Я научился эмоции тоже помещать в папку “входящие”, а потом разбираться ними. Конечно, можно записать в inbox следующее: “сегодня что-то странное со мной твориться – всё немило”, а потом разбить это на идеи и задачи, подсобрать материал и начать действовать. Тогда проблема, скорее всего, разрешится. Но что делать, когда нам тяжело разобраться в своих чувствах?

Для себя я открыл очень простой и интересный метод. Его можно назвать фрирайтингом или “утренними страницами”. Суть его в том, что каждое утро нужно открывать ваш блокнот, тетрадку или любимый текстовый редактор и начинать писать всё, что вас беспокоит в данный момент. Важно быть честным перед собой и отключить “цензора”. Мат тоже допускается. Лимит времени и объема можно определить для себя индивидуально. Кто-то пишет не менее 3-х страниц. Кто-то по 10 минут. Кто-то вообще не ставит себе рамки и пишет до тех пор, пока руки не отсохнут.

Честно – на утренних страницах я пока не научился быть достаточно честным перед собой. Регулярности мне пока тоже не удалось добиться. Но результаты меня удивили – я стал находить в них:

1. Разбор собственных эмоций.
2. Успокоение.
3. Избавление от внутренних границ.
4. Генерация новых идей из подсознания.
5. Регулярная привычка писать.

На утренних страницах я пишу всё, что думаю. В одном посте могут быть и личные, и рабочие проблемы, новости, события, негатив, позитив, всякие глупости, ступор. Вообще такие записи должны быть странными, непонятными, несвязными и глуповатыми. Туда можно ныть, признаваться, жаловаться и задавать вопросы. Поначалу немного странно и малоприятно. Потом некоторые люди без фрирайтинга не могут жить.

Мой опыт использования Remember The Milk

Remember The Milk - один из лучших сервисов по организации времени по системе GTD. Некоторое время я им пользовался и очень доволен результатами. Расскажу о некоторых особенностях и полезностях.
Я использовал RTM по большей части в браузере. Также у меня стояла закладка в Opera Mini в телефоне. Можно также установить платную версию для Windows Mobile или iPhone. Кроме того, в Chrome было установлено удобное расширение для быстрого доступа к задачам, а для Gmail - также отдельная очень удобная фича.
В RTM я использовал папки "Входящие", "Личное", "Работа", "Покупки", "Скачать", "Someday". При необходимости я создавал отдельные папки для проектов, например, "Загранпаспорт", "Свой бизнес", "Английский язык", "Новое авто" и т.п. Также я использовал смарт-списки "За 10 минут", "Сделано сегодня" и "Отложено".
В "Личном"  и "Работе" я складировал все текущие дела, которые мне надо было сделать. В "Someday" я записывал свои мечты и большие жизненные проекты, а также то, что сейчас не так уж реально осуществить. В проектных папках хранился детальный список того, как достичь ту или иную цель. Причем это были элементарные дела, например, "позвонить в паспортный стол - узнать часы работы". Они записывались беспорядочно. Порядок в папке наводил только тег "na" (Next Action). Он был присвоен тому делу, которое надо сделать следующим. Вообще каждому делу можно назначить несколько критериев:

Выполнить к: 

Повтор: 

Продолжительность: 

Теги: 

Место: 

URL: 

Отложено: 

Открыто для:

Заметки: 0


Это позволяет группировать задачи по удобному месту, времени, продолжительности и т.д. Каждому делу можно присвоить и приоритет, но в классическом GTD это лишнее. В тэгах можно указать всевозможные контексты вашей жизни.
Смарт-список "За 10 минут" позволяет мне сделать все мелкие дела - звонки, письма, вопросы. "Сделано сегодня" - мониторинг сегодняшней продуктивности. Можно также сделать список за неделю/месяц/год. В список "Отложено" хранится все дела, до которых не доходят руки. В определенный момент хочется с ними все-таки покончить. Лучше держать этот список пустым, как и "Входящие".
Задачи можно заносить в RTM буквально отовсюду - из twitter'а, по электронной почте, а также с помощью десктопных клиентов. Списки можно публиковать для своих коллег и родных, а также поручать им некоторые задачи и вести контроль.

Как можно использовать Google Docs

В Google Docs я храню все свои документы, которые могут потребоваться в любой момент моей жизни. Это удобное оперативное хранилище файлов .doc, .xls, .jpg, .ppt и .pdf – собственно все популярные расширения, используемые в документообороте. Больше и не надо. Где бы вы ни были – все самое важное у вас под рукой. Не нужно каждый раз записывать документы, которые могут вам понадобиться, на флешку. Это несовременно и небезопасно.

Google Docs я использую, прежде всего, в личных целях. В папке “Входящие” я храню всё неразобранное. В отдельной папке я храню все свои отсканированные документы и моей семьи: паспорта, ИНН, военный билет, свидетельства о рождении и браке, дипломы, документы на автомобиль, а также некоторые чеки и удостоверения. Ели я потеряюсь где-нибудь в провинции Паттаи, мне будет достаточно найти ближайший интернет-салон, чтобы распечатать всё, что подтвердит мою личность.

В личной папке я храню также все свои банковские реквизиты, шаблоны объявлений для расклейки и все контакты – личные и рабочие. В Google Docs я веду различные статистики. Например, личные доходы и расходы, списки покупок, wishlist, а раньше вел финстрипы. В Гугл-Документах есть возможность вносить красивые и удобные диаграммы.

Поскольку я журналист, то храню в Google Docs все свои публикации, в том числе и неопубликованные. Это облегчает поиск и поднимает историю по нужной мне теме. Также я храню все документы по отдельным тематическим проектам. Например, по одному мероприятию в папке может храниться пресс-релиз, презентация, контактные данные, черновики, фото и копии писем.

Отдельное место в Google Docs отведено хранению коммерческих предложений, прайс-листов, медиа-китов и прочей рекламной макулатуры. С любого компьютера я могу оперативно отправить нужную информацию рекламодателю по e-mail или распечатать. Рядом хранится и рабочая документация – счета-фактуры, договора, образцы запросов и прочее.

Очень удобно использовать Google Docs совместно с коллегами. Например, в общую папку журналисты складывают свои материалы, а редактору приходят уведомления о появлении того или иного файла. А тексты можно совместно редактировать, править и вносить дополнения так, что видно, кто, когда и какую поправку внес. Для каждого документа можно установить соответствующие права на просмотр и редакцию. Любой документ в Google Docs может быть опубликован в интернете для любого пользователя.

Любой файл в Google Docs можно оперативно поправить, загрузить, отправить по e-mail. Правда не всегда они сочетаются с документами Microsoft Office. Текст порой получается с артефактами и лишними абзацами, но думаю вскоре в Google это исправят.